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智能会计平台的设计实例与思考

本篇文章对智能会计平台的设计流程进行了分析梳理,围绕其设计思路和具体系统项目进行了详细的说明。

在大数据背景下,为了实现财务数据和业务数据的资源共享,可以避免财务工作人员的重复劳动,提高财务工作的效率;企业迫切实现财务数据和业务融为一体,实现业务系统与财务系统之间的基础资料共享,业务单据传递;通过智能会计平台,自动生成凭证彻底摆脱手工记账;业务系统与财务系统实现数据共享,极大的减少工作量,有效提高工作效率,且避免数据遗漏;业务系统与财务系统的数据实现无缝连接,为企业生产经营与决策提供更全面、有效、及时的数据信息。

福建制造公司是在香港上市的中国企业,总部在福建,有厦门制造工厂、深圳制造工厂和越南工厂,每家工厂自产自销,自负盈亏。

根据总部财务部的要求,福建制造公司按利润中心考核建立集团内部管理账,即越南工厂作为一个利润中心独立核算(管理核算体系、越南工厂账簿)、厦门制造工厂与深圳制造工厂作为一个利润中心独立核算(管理核算体系,中国工厂账簿);以及按上市法人整体建立符合中国会计准则及香港会计准则的两套对外财务账(法人核算体系,福建制造公司中国准则账簿和福建制造公司香港准则账簿)。

1)编号为CG001的采购入库单,其业务类型为“标准采购”,供应商为“瑞幸咖啡”向厦门制造工厂供应1000pcs的咖啡,单价20元,合计金额为20000元(不含税,忽略税额)。

2)编号为CG002的,其业务类型为“费用采购”,供应商“办公用品供应商”向厦门制造工厂供应1000pcs的办公用品,单价10元,合计金额为10000元(不含税,忽略税额),采购部门为部门属性为“管理”的行政部,。

3)编号为CG003的,其业务类型为“费用采购”,供应商“广告供应商”向厦门制造工厂供应1000pcs的宣传材料,单价5元,合计金额为5000元(不含税,忽略税额),采购部门为部门属性为“销售”的营销部,。

智能会计平台是财务系统提供的自动生成凭证的工具,基本实现方式是根据定义好的凭证模板,对业务系统的单据生成财务记账所需的会计凭证。通过智能会计平台实现业务系统与总账的集成,建立数据关联,实现业务财务一体化系统即时获取业务单据、自动读取凭证模板,自动生凭证、定时生成凭证根据账簿的核算规则自动转换/取数,实现业务单据在不同账簿下的核算工作。

业务系统的任意单据只要配置了凭证模板,即可通过智能会计平台生成凭证。实现业务财务一体化智能会计平台能够即时获取业务单据的信息,实现了业务随时发生、财务实时核算的管理诉求。

凭证模板用于设置凭证各要素的取值规则,如凭证日期、凭证字、摘要、科目、借贷方向及金额等。

可以理解为对单据的业务细分,不同的业务分类可以设置不同的模板分录。单据上的表头字段均可以作为业务分类的判断依据(注意不仅仅是单据类型字段)。通过业务分类,可以覆盖一种来源单据承载的多种应用场景。

举例说明:采购入库单的单据类型中的标准采购和费用采购,两种单据类型账务处理不同,那么在设置凭证模板时应该设置两个业务分类,一个业务分类的单据类型=【标准采购】,一个业务分类的单据类型=【费用采购】,两个业务分类所对应的模板分录是不同的。单据生成凭证时系统会自动判断满足哪个业务分类从而生成对应的分录,例如:

核算项目用于定义科目需要辅助核算的维度,比如客户、供应商等基础资料可以作为科目的辅助核算。其可定义凭证分录行对应的核算项目的来源字段,或固定值。

例如,采购入库单凭证模板的分录,“应付账款”以【供应商】作为辅助核算,则可取值采购入库单的【供应商】字段,或取固定值“瑞幸咖啡”。

可以理解为生成该行分录的前提条件;为空则表示无条件生成;单据上的所有字段均可以作为分录行生成条件的判断依据。

举例说明:采购入库单——【费用采购】业务类型,业务单据上的业务部门的不同部门属性,计入费用在账务处理时要求进不同的科目,”管理”属性的部门则进管理费用科目;”销售”属性的部门则进销售费用科目;那么在设置凭证模板时就应该这么设置:一条分录的借管理费用,分录行生成条件是“部门属性=【管理】”,另一条分录是借销售费用,分录行生成条件是“部门属性=【销售】”。单据生成凭证是系统会自动判断满足哪个分录行生成条件从而生成对应的分录。

业务凭证把业务数据转变成标准的财务数据,详细记录每一笔经济业务的财务信息,确保财务分析可追溯。

对某张业务单据生成凭证时根据账簿读取对应核算体系和会计政策下的核算值,支持多核算体系、多会计政策、多账簿的应用。

单据审核自动生成凭证:在单据审核时自动检索是否存在已经启用的凭证自动生成方案,系统按照方案中设置的执行方式和总账凭证汇总方式进行凭证生成处理。

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